Итак, вы отвечаете за планирование масштабного мероприятия. Поздравляем! Но как разместить всех гостей? Тут вам помогут трибуны телескопические.
Планируете ли вы это для своей компании, школы, благотворительной организации, профессиональной группы или для ряда других организаций, вам была поручена важная работа:
Запланируйте мероприятие, на которое люди действительно пойдут и получат удовольствие, и сделайте так, чтобы все прошло без помех.
Это довольно сложная задача, если вы планируете принять 100 и более гостей!
Фактически, многие планировщики событий совершают ошибку, используя один и тот же процесс для планирования событий для огромных групп, как они делают это для маленьких, хотя на самом деле все совершенно иначе!
Прочитав этот пост, вы уйдете со всеми необходимыми знаниями, чтобы спланировать лучшее мероприятие, которое когда-либо посещала ваша большая группа.
Будьте готовы спланировать событие года!
Прыгайте прямо к подсказкам!
Почему большие события и маленькие такие разные?
На самом базовом уровне большие события отличаются из-за размера списка гостей. Duh!
Но это только начало. Давайте рассмотрим некоторые ключевые различия между планированием небольших событий и крупных событий.
Большие мероприятия требуют больше усилий и планирования
Если вы планируете пригласить более 100 гостей на мероприятие, вы должны быть готовы приложить пропорциональные усилия, когда дело доходит до продвижения мероприятия.
Хотя пригласить 20 человек из вашего офиса на офисную праздничную вечеринку очень просто, вы обнаружите, что привлечь 100 клиентов на вашу благодарственную вечеринку или 100 владельцев бизнеса на ваш семинар гораздо сложнее.
Это требует больше шагов, больше точек соприкосновения и более стратегического планирования.
Будете ли вы отправлять бумажные приглашения? За этим последует электронное письмо или телефонный звонок? Как вы будете подтверждать своих гостей?
Для того, чтобы делать все это, вам нужно быть отличным планировщиком и даже лучшим исполнителем.
Большие события часто требуют большего количества ролей
Допустим, вы управляете брокером по недвижимости, который проводит крупную корпоративную вечеринку в Миннеаполисе, и вы хотите пригласить каждого риэлтора из каждого филиала в штате. Это число может легко исчисляться сотнями!
Приспособление такого большого количества людей, многие из которых могут даже не знать друг друга, требует от вас помощи.
Перед началом мероприятия вам понадобится кто-то, кто разработает приглашения и свяжется с каждым приглашенным лично.
На этом мероприятии вам понадобится кто-то, кто будет создавать теги имен и приветствовать гостей, предоставляя им информацию о программировании мероприятия.
Вам нужно будет поработать с вашим местом проведения мероприятия или кейтеринговой компанией, чтобы обеспечить и подать еду.
В конечном итоге вам придется делегировать задачи, чтобы облегчить вашу работу.
Большие события занимают больше времени, чтобы настроить
большое мероприятие с белыми стульями
Больше людей означает больше стульев, больше посуды и больше шагов, которые необходимо предпринять в день мероприятия, чтобы обеспечить его бесперебойную работу.
Полезно выбрать место проведения мероприятия, которое позаботится о настройке для вас, но если это не так, вам нужно дать себе дополнительное время для подготовки.