Полезные советы для проведения вашего мероприятия

К настоящему времени вы знаете, где найти вдохновение для события, как собрать событие и как получить слово, Пришло время посмотреть, как провести мероприятие в день трибуна стационарная

Проведение вашего мероприятия

Это момент, который вы строили в течение нескольких недель или даже месяцев. У вас отличная команда, отличная программа мероприятий и, судя по продажам билетов, много гостей.

Пришло время расслабиться и отдохнуть!

Ой, нет. У тебя будет время для этого позже. Сегодня вы должны сделать это в последний раз и убедиться, что день мероприятия соответствует обману. В конце концов, вы хотите, чтобы мероприятие было справедливым для всего этого планирования и организации.

Давайте посмотрим, как провести мероприятие сейчас, когда день настал.

10 вещей, которые вы можете сделать прямо сейчас

Вот 10 шагов, которые вы можете предпринять, чтобы обеспечить успешное проведение мероприятия.

1. Подготовить место

Прежде чем кто-нибудь появится, вы захотите настроить место встречи и подготовиться к встрече гостей. В идеале, вам не нужно бегать, чтобы получить последние вещи в середине мероприятия.

Приходите пораньше с вашей командой и подготовьте место встречи. Вот неполный список:

Расставьте мебель (регистрационные столы, сидения и т. Д.)
Украсить место
Убедитесь, что все ИТ, аудио и видео оборудование работает
Подготовьте сцену и любые реквизиты, которые могут понадобиться вашим спикерам или исполнителям
Убедитесь, что внешние поставщики (если таковые имеются) прибыли и начали свои приготовления
Убедитесь, что любые закуски — как приветственные напитки — на месте
Установите баннеры и другие материалы от ваших спонсоров
Перепроверьте свою безопасность и меры безопасности (аптечки первой помощи, пожарные выходы не заблокированы и т. Д.)
Если у вас есть команда добровольцев, помогающих вам, убедитесь, что они проинформированы о своих назначенных обязанностях и знают план места.

Совершите последнюю прогулку по залу незадолго до прибытия первых гостей или исполнителей, чтобы поймать все, что вы могли пропустить.

2. Приспособьте своих исполнителей / спикеров

Если ваше мероприятие опирается на каких-либо исполнителей или докладчиков, убедитесь, что у вас есть люди, которые позаботятся о том, чтобы приветствовать их и удовлетворить их потребности. Вы не хотите, чтобы они были голодными, испытывающими жажду или смущенными относительно их ролей в этом мероприятии.

Во многих случаях вы получите список подготовки от этих исполнителей с обязательным оборудованием, реквизитом и другими требованиями. Просмотрите список и убедитесь, что у вас есть все, что может им понадобиться.

Если вы раньше не встречались лично, обязательно представьтесь. Вы хотите показать свою признательность и сделать себя доступным, если у них есть какие-либо вопросы или отзывы во время мероприятия.

3. Позаботьтесь о регистрации гостей

У вас должна быть команда людей, обслуживающих двери, чтобы позаботиться о таких вещах, как регистрация вновь прибывших, сканирование их билетов, подача приветственных напитков, раздача именных бирок и так далее.

Убедитесь, что ваш штрих-код или QR-сканеры настроены правильно. Если вы используете платформу событий, которая предлагает бесплатное приложение для сканирования билетов (как Биллетто), убедитесь, что соответствующим членам вашей команды заранее установлено приложение. Хорошей идеей будет сделать несколько тестовых проверок и убедиться, что все работает так, как задумано.

Если вы распечатали список гостей и вычеркивали людей вручную, следите за тем, сколько их появилось, и соответственно меняйте штатное расписание.

4. Помогите гостям ориентироваться

Вы когда-нибудь приходили на мероприятие и в конечном итоге бродили по зданию, чтобы найти вход? Тогда вы знаете, как это разочаровывает. Никогда не ставьте своих гостей в такую ​​же ситуацию. Это ваш шанс произвести хорошее первое впечатление вместо того, чтобы начинать не с той ноги.

Убедитесь, что вокруг места достаточно знаков и что пути четко обозначены. Если ваше событие имеетзарезервированные местаУбедитесь, что каждый ряд и место четко обозначены и легко читаются. Вот типичные предметы, которые требуют четкой вывески:

Главный вход (ы)
Гардероб
Основное место проведения мероприятия (будь то конференц-зал, выставочный зал или танцпол)
Помещения для мастерских и отрывных сессий
Еда и напитки
Туалеты
Места для курения (если есть)
Аварийные выходы
Зарядные станции для народных смартфонов и др.
Лучше всего, чтобы хотя бы несколько добровольцев отвечали исключительно за оказание помощи гостям в навигации по вашему месту. Убедитесь, что их легко идентифицировать с помощью уникальной униформы, специальных значков и т. Д.

5. Поощряйте участие

Вы не так усердно работали над тем, чтобы привлечь сюда всех, чтобы ваши гости скучали и быстро теряли интерес. Последнее, что вы хотите, — это чтобы их приклеивали к своим телефонам или проверяли часы.

Если речь идет даже о конференции или выступлении, программа должна быть построена на участии аудитории. Ваши докладчики могут рассмотреть вопросы и ответы в конце своей речи и, возможно, включить интерактивные тесты в свои презентации.

Если это случайное событие, попробуйте организовать игру на ледоколе или дружеское соревнование среди ваших гостей. Подготовьте места для занятий, которыми они могут заниматься в свободное время, гуляя по территории.

Не забывайте и своих виртуальных участников. Вы можете рассмотреть прямую трансляцию вашего мероприятия на Facebook или даже перейти на высокие технологии и перейти навиртуальная реальность победителем и пусть люди «посещают» ваше мероприятие из удаленного места.