Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Хотите узнать порядок в оформлении документов на кз? Тогда вам сюда!

Компании устанавливают внутренний контроль для ограничения рисков. Возможные риски включают убытки, плохое выполнение контрактов, низкое качество и несоблюдение нормативных требований. Процедуры документации подробно описывают документы, которые требуются компании для внедрения систем контроля и распределения ответственности за задачи и действия. Малые предприятия обычно требуют меньше документации или средств контроля, чем более крупные операции, потому что каждый сотрудник выполняет несколько должностных функций, а обязанности более четкие. Эффективные процедуры документации, приводящие к минимуму эффективных средств контроля, могут дать малому бизнесу конкурентное преимущество.

Основой эффективного внутреннего контроля является организационная структура, включающая должностные инструкции. В процедурах документации должно быть указано, что должностные инструкции четко детализируют задачи и обязанности каждой должности в компании. Процедуры документации возлагают ответственность за подготовку и обновление организационной схемы, а также за то, как компания использует эту схему. Обычно сотрудники получают копию с подробной информацией об их должности и описании должности при приеме на работу.

В процедурах документации обычно указывается, что руководство для сотрудников должно содержать всю соответствующую документацию по политике и процедурам. Они подробно описывают, что должно включать руководство, кто отвечает за написание и обновление политик и процедур, и как компания доводит их до сведения сотрудников. В процедурах документации обычно указывается, что сотрудники получают копию руководства, когда они приступают к работе, подписывают, что они его получили, и соглашаются соблюдать политики и процедуры. Они получают обновления по мере их появления.

Документированные организационные схемы и руководства для сотрудников составляют основу внутреннего контроля, но они должны содержать фактические меры контроля. В процедурах документации подробно описаны такие меры. Они описывают документы, в которых перечислены сотрудники, которые могут принимать решения и утверждать расходы. В каждом таком документе необходимо точно указать, что сотрудник может разрешить или одобрить, какую форму утверждения или авторизации будет принимать, а также ограничения. Типичным примером является то, что конкретный сотрудник уполномочен утверждать покупку на сумму до 10 000 долларов США путем инициализации соответствующей заявки.

Сильные системы внутреннего контроля опираются на подтверждающую документацию, которая подробно описывает основу для решений. В процедурах документации указывается, какие решения требуют подтверждающей документации, и подробно описывается ее характер. Например, для утверждения заказа на покупку может потребоваться заявка. Процедура документации указывает, что сотрудник должен подготовить заявку до запроса утверждения заказа на поставку, и подробно описывает информацию, которую должна содержать заявка.

Ключевым элементом внутреннего контроля является предоставление важной информации компании. Процедуры документации усиливают внутренний контроль, указывая, какую информацию должны включать такие отчеты, кто отвечает за их подготовку и кто будет получать отчеты. Некоторые отчеты содержат конфиденциальную информацию, и в процедуре документации необходимо указать, какие отчеты являются конфиденциальными, и подробно описать соответствующие меры безопасности.